Kasa fiskalna to urządzenie, które znajduje się w każdym sklepie i punkcie usługowym. Mają ją nawet osoby, które zajmują się sprzedażą przez Internet. Gdy otrzymujemy paczkę, oprócz towaru, powinien w niej znaleźć się paragon. Dlaczego tak się dzieje? To proste: podatnicy dokonujący sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych mają obowiązek prowadzenia ewidencji obrotu za pomocą kas fiskalnych. Kasy pomagają im rozliczać się z fiskusem, a paragony stanowią dowody transakcji. Co dzieje się, gdy przedsiębiorcy popsuje się kasa?

Kasa rezerwowa

Jeśli przedsiębiorca posiada kasę rezerwową, może z niej skorzystać. Popsutą kasę może w tym czasie oddać w ręce profesjonalnego serwisu kas fiskalnych. Musi jednak złożyć powiadomienie do urzędu skarbowego, które powinno zawierać informację o awarii sprzętu i informację o zastąpieniu go kasą rezerwową. Po naprawie kasy musi też złożyć druk „Zawiadomienie podatnika o miejscu instalacji kasy fiskalnej”. Kasa rezerwowa może być używana tylko w miejscu, w którym prowadzi on działalność.

Brak kasy rezerwowej

Brak kasy rezerwowej oznacza, że przedsiębiorca powinien natychmiast zaprzestać handlu. Musi on wtedy poinformować o awarii serwis kas fiskalnych i sprawdzić, czy kasę da się naprawić, czy lepiej kupić nowe urządzenie fiskalne  do swojego sklepu. Przedsiębiorca musi także poinformować organy podatkowe o zaprzestaniu ewidencji aż do czasu naprawy kasy fiskalnej, a klientów – o przerwie w sprzedaży. Niezaprzestanie sprzedaży grozi wysoką karą pieniężną nałożoną przez fiskus, wynoszącą nawet 30% kwoty podatku naliczonego przy nabyciu towarów i usług. Wyjątkiem od tej sytuacji jest sprzedaż internetowa. Gdy przedsiębiorca prowadzący sklep online zleci naprawę kasy fiskalnej, nie musi on przerywać handlu. Musi jednak prowadzić ewidencję, z której jasno wynika, za jaki towar uiszczona była zapłata oraz komu zostały przekazane pieniądze. Drugim warunkiem jest dokonywanie zapłat przelewem internetowym, pocztowym lub ze spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej. W tym wypadku podatnik, zamiast paragonu, może wystawić fakturę.